Anvisningar föt myndigheter

Vilka krav ställer SDG-förordningen på myndigheterna?

EU:s inre marknad möjliggör fri rörlighet för människor, varor, tjänster och kapital. I slutet av 2018 trädde förordningen om en gemensam digital ingång (Single Digital Gateway, SDG) i kraft. Målet med förordningen är att erbjuda medborgarna och företagen den information de behöver i gränsöverskridande situationer samt att hänvisa dem till de tjänster de behöver för att den fria rörligheten på EU:s inre marknad ska lyckas smidigt. Förordningen förpliktar även medlemsländerna att producera information på webben, ordna rådgivningstjänster och digitalisera tjänster gränsöverskridande.

Anslut ärendehanteringen till OOTS-systemet

Förfarandenas elektroniska tjänster i bilaga II till SDG-förordningen ska anslutas till OOTS-systemet om förfarandet kräver bevis som kan hämtas från en myndighets databas. När man kan uträtta ärenden gränsöverskridande i e-tjänsten ska du besluta i vilken form och på vilket sätt du vill ha bevismaterialet till e-tjänsten. Gör därefter upp ett avtal om ibruktagande, ange processuppgifterna i OOTS-systemet och lägg till en länk som systemet genererat i e-tjänsten. Observera att eftersom OOTS-systemet ännu inte är färdigt är anvisningen på en mycket allmän nivå.

Du kan ta emot bevis i tre format

Innan du ansluter dig till OOTS-systemet ska du bestämma och möjliggöra i vilket format du vill ta emot bevisen i e-tjänsten.

I OOTS-systemet kan man byta bevis i tre olika format:

  1. I människotillförlitliga format, såsom PDF-filer och JPEG-bilder
  2. Som strukturerad information från det överlåtande landet, som också innehåller en PDF-fil
  3. Som strukturerad information enligt SDG-datamodellen.

På vilket sätt kan beviset tas emot?

Innan du ansluter e-tjänsten till OOTS-systemet ska du bestämma och möjliggöra på vilket sätt du vill ta emot bevis.

Det finns två sätt att ta emot bevis
1. Via Suomi.fi-informationsleden från OOTS-systemets gränssnitt 2. Leverans av PDF-filer till säker e-post
  • Observera att beviset också kan tas emot från gränssnittet i PDF-format. Ändringen görs i OOTS-systemet.
  • OOTS-systemet erbjuder kötjänsten Azure, där man kan fråga efter bevis. Kötjänsten ger information om huruvida det finns bevis i gränssnittet.
  • En autentisering av gränssnittet ska genomföras.
  • Beviset förvaras i gränssnittet X dagar, varefter det förstörs. 
  • Beviset förstörs i OOTS-systemet i samband med sökningen.
  • Det ska komma en exempelapplikation för den applikation som krävs för kötjänsten.
  • OOTS-systemet konverterar bevis som levererats i strukturerad form från ett annat medlemsland till PDF-format och skickar dem till myndighetens säkra e-post.
  • I den säkra e-posten skickas också uppgifter om den som begärt beviset.
  • Bevisen förstörs i OOTS-systemet genast efter att de skickats till den säkra e-posten.

 

 

 

Uppgifterna i beviset hämtas från gränssnittet via Suomi.fi-informationsleden. Om din organisation inte använder Suomi.fi-informationsleden får du närmare information om ibruktagandet av informationsleden i Suomi.fi-serviceadministrationen.

Avtal om ibruktagande för anslutning av e-tjänster till OOTS-systemet

Ingå avtal om ibruktagande med UF-centrets elektroniska anslutningsblankett.

  • Med blanketten bekräftar du att det i din e-tjänst är möjligt att uträtta ärenden över gränserna.
  • Anslutningen görs på organisationsnivå.

Ange på blanketten

  • uppgifter som berör Suomi.fi-informationsleden, såsom informationsledens organisationsspecifika förbindelseadress och undersystemets namn
  • e-postadress till organisationens undertecknare
  • e-postadress dit de undertecknade avtalen skickas.

Blanketten undertecknas elektroniskt. Anvisningar för undertecknande skickas till undertecknarens e-postadress.

Ange uppgifter om processen i OOTS-systemet

När du har ingått ett avtal om ibruktagande skickas användarnamnen till systemets administrationstjänst till OOTS-systemets huvudanvändare som registrerats på avtalsblanketten. I tjänsten kan huvudanvändaren skapa användarnamn för andra användare och lägga till processuppgifter i OOTS-systemet.

Med hjälp av processuppgifterna genererar OOTS-systemet all information om organisationen och processen som krävs vid utbyte av bevis. De uppgifter om användaren som behövs för utbyte av bevis genereras i sin tur av användarens identifieringsuppgifter.

Att lägga till OOTS-länk

Lägg till den processpecifika länken som genererats av OOTS-systemet i din e-tjänst. När användaren använder denna länk identifierar OOTS-systemet via den inkommande länken den organisation och process som begär bevis. Av användarens identifieringsuppgifter genereras i sin tur uppgifter om användaren. Dessutom ombeds användaren lämna nödvändiga tilläggsuppgifter, såsom från vilket land hen vill hämta beviset. Utifrån dessa uppgifter kan man begära bevis från ett annat land.